CROSS FIELD / INTERNAL GUIDE

管理部
AI活用推進ガイド

上長を含む3名体制で、AIを使うこと自体を目的にせず、日常業務の時間と負担を減らす。現場の困りごとを集め、安全性と効果を確認しながら小さく始めます。

管理部 3名実証期間 6週間対象業務 まず2件目標 平均30％時間削減

最初にやることは、この3つだけ

1

1人2件出す

「時間がかかる」「面倒」「繰り返しが多い」仕事を、3名が2件ずつ出します。

2

6件から2件選ぶ

よく発生し、時間がかかり、機密性が低い仕事を優先します。

3

2週間試す

AIを使う前後の時間と、直した箇所だけを記録します。

初回ミーティングは30分で完了
10分各自が2件を発表
10分試す2件を選ぶ
10分担当と開始日を決める

1. 今回のゴール

上長を含む3名が2件ずつ候補を出し、合計6件から効果の大きい2件を選んで実証します。

6件集める候補
2件最初の実証
30%時間削減目安
人が確認最終判断
  1. AIに詳しくなることではなく、面倒な仕事を減らす
  2. 全員が参加し、各自2件ずつ候補を出す
  3. AIが作ったものは、必ず人が確認する
  4. 利用回数ではなく、時間削減・品質・負担軽減で判断する
成功の基準：2件のうち1件でも「今後も使いたい」と判断できれば、最初の実証は成功です。

2. 6週間の進め方

1週目

タスク募集・候補評価

成果物：対象2件

3名全員から困っている業務を2つずつ集め、効果・頻度・安全性で評価します。

2週目

60分の実践研修

成果物：指示文テンプレート

AIの得意・不得意、情報の扱い、指示の基本形を学び、実際の業務で練習します。

3〜4週目

実務で試す

成果物：実証記録

週2回以上試し、利用前後の時間、手直し、誤りを記録。3名で週1回20分の共有会を行います。

5週目

標準手順にする

成果物：業務別手順

「情報準備 → AIへ依頼 → 人が確認 → 修正 → 確定」の流れに統一します。

6週目

効果測定・継続判断

成果物：結果報告

時間、品質、手戻り、利用者の負担感から、継続・改善・中止を判断します。

3. そのまま使える募集文

管理部の仕事の負担を減らすため、AIを使った業務改善を小さく試します。各自、普段の仕事から「時間がかかる」「面倒」「何度も繰り返す」と感じるものを2つ挙げてください。AIでできるかどうかは後で判断するので、気にしなくて大丈夫です。回答は10分程度でお願いします。

どんな仕事を出せばよいか

出しやすい例毎月同じ形で作る表、長いメールの下書き、会議メモの整理、資料から情報を探す作業
今回は避ける例人事評価の決定、契約の最終判断、送金処理、個人情報をそのまま入力する作業

4. 業務タスク提出フォーム

業務ごとに同じ項目を記入します。

タスク 1

業務名

実施頻度（毎日／週○回／月○回／その他）

1回にかかる時間

現在の手順

特に面倒な部分

完成物の例（メール、表、報告書、チェック結果など）

使用する情報

個人情報：あり／なし／不明

契約・社外秘情報：あり／なし／不明

改善できたら嬉しいこと

タスク2、タスク3も同じ項目で記入してください。

5. 6件から2件を選ぶ方法

難しい採点は不要です。次の質問で「はい」が多い仕事を選びます。

  • 毎週または毎月、繰り返し発生するか
  • 1回に30分以上かかるか
  • 正解や完成形を人が確認できるか
  • 個人情報・契約・社外秘を使わずに試せるか
  • 他のメンバーにも使えるか
迷ったときの優先順位：「頻度が高い」→「時間が長い」→「安全に試せる」の順で選びます。

6. 試すときの記録は4項目だけ

  • どの仕事で使ったか
  • 今までの時間 → AIを使った時間
  • どこを人が直したか
  • 次回も使いたいか：はい／改善すれば／いいえ

AIへの頼み方

「何のために」「誰向けに」「何を使って」「どんな形で」の4点を伝えます。

会議後のタスク漏れを防ぐため、以下のメモを管理部向けに整理してください。「決まったこと」「担当者」「期限」「確認が必要なこと」の4つに分け、箇条書きにしてください。分からない部分は推測せず「未確認」と書いてください。

7. 安全ルール

必ず行う

  • 担当者が内容を確認する
  • 数字、氏名、日付、契約条件は原文と照合する
  • 社外送信前に人が最終確認する
  • 迷った場合は入力せず責任者へ確認する

原則入力しない

  • 個人を特定できる情報
  • パスワード、認証コード、APIキー
  • 口座・カード情報
  • 未公開の人事・契約・経営情報

必要な場合は、名前や固有情報を伏せたサンプルに置き換えて試します。

8. 3名の役割分担

  • 管理部上長：対象業務と利用ルールの承認、最終判断、20分共有会の進行
  • メンバー2名：タスク提出、実務での試行、出力確認、実証記録
  • 3名共通：各自2件の候補提出と、週次共有への参加

9. 最終判断

継続する条件

  • 作業時間が明確に減った
  • 品質が従来と同等以上
  • 確認負担が過大ではない
  • 安全に運用できる

中止する条件

  • 確認を含めると時間が増える
  • 誤りによるリスクが高い
  • 機密情報を安全に扱えない
  • 人の判断が業務の中心

最初に試しやすい業務

社内メールの下書き、会議メモの整理、規程の要約、Excel関数・集計支援、報告書の校正、研修資料のたたき台、チェックリスト作成。